Bimtek Pengelolaan, Tekankan Pentingnya Pengarsipan Dokumen Panwas

JEPARA - Belum banyak individu maupun instansi yang melakukan pengarsipan dokumen dengan baik, tidak sedikit tempat masih ditemui dokumen yang terserak, tidak ditata dengan baik, dan bahkan hanya diletakkan di tempat yang tidak layak. Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip menjadi salah satu hal yang penting untuk dibahas.

Hal ini diungkapkan oleh Noviyanto Iswahyudi, saat menjadi narasumber pada bimtek pengelolaan arsip Panwas yang diselenggarakan oleh Panwaslu Kabupaten Jepara, Hari Kamis, 22 Februari 2018 di Gedung Serba Guna Setda Jepara. Pria yang berdinas di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah ini mengaku prihatin saat melakukan bimbingan ke daerah-daerah, sebab banyak instansi yang masih menyepelekan perihal kearsipan.

Novianto membeberkan teknis pengarsipan yang baik, salah satunya berkaitan dengan penyusunan dokumen. Ia menguraikan bahwa dalam menyusun dokumen kearsipan bisa berdasarkan alfabetis, numerik, kronologis, geografis, dan berdasarkan subjek (pokok masalah). Teknik ini wajib dipahami jajaran Panwas agar dalam pencarian maupun pengelolaannya akan mudah karena disusun secara sistematis.

Pemaparan materi berlanjut pada narasumber kedua oleh Ragil Titis, narasumber dari Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Jepara. Secara teknis menjelaskan ketataarsipan yang fokus pada dokumen inaktif. Disamping memerinci pola klasifikasi pengarsipan, pun juga menjelaskan jenis dokumen yang bisa disampaikan ke publik dan dokumen yang bersifat rahasia. Menurutnya, penyusunan arsip inaktif harus dilakukan secara bertahap, diantaranya melalui langkah seleksi, pemilahan, pendeskripsian arsip, manuver arsip, penomoran, pemasukan arsip dalam bok, dan terakhir baru pelabelan.

Pemeliharaan arsip berdasarkan jadwal retensi merupakan tugas Panwas yang diamanahkan undang-undang. Panwaslu Kabupaten Jepara sendiri sudah merencanakan membuat MoU dengan Dinas Kearsipan terkait pemeliharaan dan penyimpanan arsip dalam gelaran Pilgub Jateng tahun ini. 

Pada penyelenggaraan pemilu sebelumnya (Pilbup Jepara) sebagian arsip penting sudah diserahkan kepada Dinas Kearsipan Kabupaten Jepara.

Soal dokumen kepengawasan, Ketua Panwaslu Kabupaten Jepara, Arifin, S.Ag., M.S.i., dalam sambutan pembukaannya mewanti wanti pentingnya arsip. Sebab apabila terdapat masalah kepemiluan di kemudian hari, akan merujuk pada dokumen-dokumen yang ada di penyelenggara pemilu. "Arsip yang tidak dirawat sama halnya kita menghilangkan sejarah", ungkapnya. 

Kegiatan ini mengundang Panwaslu Kecamatan se-Kabupaten Jepara, Divisi Organisasi dan SDM, Kepala Sekretariat / PUMK, serta staf teknis yang mengelola kearsipan dokumen Panwas. 

Dari Kecamatan Keling, dihadiri oleh Endri Mukti, S.Pd.I., komisioner Panwaslu  divisi Organisasi dan SDM, Sukamto, SE., Kepala Sekretariat, serta Zaqiyudin Athoullah, S.Kom., staf teknis.

# Bersama Rakyat Awasi Pemilu #
# Bersama Bawaslu Tegakkan Keadilan Pemilu #